Taloushallinnon järjestäminen on yksi uuden yrittäjän ensimmäisistä suurista päätöksistä. Moni päätyy ulkoistamaan sen ammattilaiselle. Mutta miten löytää hyvä kirjanpitäjä, joka on aidosti kumppani eikä pelkkä numeroiden pyörittelijä?

Kirjanpitäjä ei ole pelkkä kulu vaan investointi yrityksesi tulevaisuuteen. Huono valinta tietää harmaita hiuksia, viranomaisselvittelyjä ja menetettyjä mahdollisuuksia. Hyvä kirjanpitäjä taas säästää aikaa ja rahaa ja auttaa tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä.

Oikean kumppanin löytäminen on prosessi. Olemme tiivistäneet sen seitsemään käytännönläheiseen askeleeseen.

1. Määrittele tarpeesi: mitä oikeasti etsit?

Ennen etsinnän aloittamista kirkasta, mitä oikeastaan tarvitset. Pelkkä “tarvitsen kirjanpitäjän” on liian yleinen. Kysy itseltäsi tarkempia kysymyksiä:

Mikä on yritysmuotosi? Toiminimen kirjanpito on yksinkertaisempaa kuin kansainvälistä kauppaa tekevän osakeyhtiön, jolla on useita työntekijöitä. Tarpeesi sanelevat vaaditun osaamisen tason.
Paljonko sinulla on tositteita? Oletko sivutoiminen yrittäjä muutamalla kuitilla kuukaudessa, vai pyöritätkö verkkokauppaa sadoilla päivittäisillä tapahtumilla?
Mitä palveluita tarvitset? Riittääkö lakisääteinen kirjanpito ja veroilmoitukset, vai kaipaatko myös palkanlaskentaa, laskutusta, reskontran hoitoa tai säännöllistä raportointia ja talousneuvontaa?
Kuinka paljon haluat tehdä itse? Ulkoistatko kaiken vai hoidatko itse esimerkiksi kuittien skannauksen mobiilisovelluksella?

Yleinen virhe on valita ensimmäinen ja halvin vaihtoehto pohtimatta omia tarpeita. Kun tiedät, mitä etsit, ehdokkaiden arviointi on paljon helpompaa.

2. Kartoita vaihtoehdot ja kysy suosituksia

Kun omat tarpeet ovat selvillä, aloita ehdokkaiden kartoitus. Älä nappaa ensimmäistä Google-osumaa.

Suositukset ovat kullanarvoisia. Kysy yrittäjätutuiltasi, kenet he ovat valinneet ja miksi. Erityisen hyviä ovat suositukset samalla toimialalla toimivilta kollegoilta, joiden tarpeet ovat lähellä omiasi. Kysy myös, mikä heidän kirjanpitäjässään on parasta ja onko yhteistyössä ollut haasteita.

Käytä verkkoa hyväksesi. Tutustu paikallisten tilitoimistojen sivuihin: antavatko ne ammattimaisen kuvan, löydätkö selkeästi tiedot palveluista ja asiantuntijoista? Taloushallintoliiton ylläpitämästä rekisteristä voit etsiä auktorisoituja tilitoimistoja ja asiantuntijoita. Nopein tapa kartoittaa hintataso on pyytää muutama tarjous samoilla tiedoilla ja verrata niitä rinnakkain.

3. Tarkista pätevyys ja luvat

Kirjanpitäjä ei ole Suomessa suojattu ammattinimike, joten periaatteessa kuka tahansa voi tarjota palveluitaan. Siksi on tärkeää varmistaa, että ammattilaisella on vaadittu osaaminen ja vakuutukset kunnossa.

Etsi näitä merkkejä ammattitaidosta:

KLT- tai PHT-tutkinto: Taloushallintoliiton myöntämä KLT-tutkinto (kirjanpito ja laskentatoimi) tai PHT-tutkinto (palkkahallinto) on vahva tae osaamisesta.
Auktorisoitu tilitoimisto: Taloushallintoliiton jäsenyritykset ovat sitoutuneet noudattamaan alan eettisiä sääntöjä ja laatukriteerejä.
Vastuuvakuutus: Ammattilainen kantaa vastuun työstään. Varmista, että tilitoimistolla on voimassa oleva vastuuvakuutus mahdollisten virheiden varalta.

Älä arastele kysyä näistä. Hyvä kirjanpitäjä kertoo pätevyydestään ja toimintatavoistaan avoimesti.

4. Selvitä, mistä hinta muodostuu

Hinta on tärkeä muttei tärkein valintakriteeri. Halvin on harvoin paras, joten kannattaa ymmärtää, mistä maksat.

Kirjanpidon hinnoittelumalleja on pääasiassa kaksi:

Tosite- tai tuntiperusteinen: Maksat toteutuneiden kuittien määrän tai käytettyjen työtuntien mukaan. Voi sopia, jos toiminta on hyvin pientä tai kausiluonteista. Riskinä ovat ennakoimattomat kulut.
Kiinteä kuukausihinta: Maksat joka kuukausi saman summan, joka kattaa sovitut palvelut. Kiinteä hinta on nykyään yleisin malli hyvästä syystä: se tekee kuluista ennustettavia ja kannustaa tilitoimistoa tehostamaan prosessejaan tuntien laskuttamisen sijaan.

Kun vertailet hintoja, älä tuijota vain loppusummaa. Selvitä, mitä kiinteään hintaan oikeasti kuuluu: sisältyykö siihen tilinpäätös, veroilmoitus ja neuvonta, vai laskutetaanko ne erikseen? Pienen osakeyhtiön sähköisen kirjanpidon kuukausihinta asettuu tyypillisesti 150–350 euron haarukkaan tositemääristä ja palvelun laajuudesta riippuen. Jos tarjous kuulostaa liian hyvältä ollakseen totta, se yleensä on.

5. Arvioi teknologia ja työkalut

Taloushallinto on digitalisoitunut vauhdilla. Nykyaikainen tilitoimisto ei enää pyörittele mappipinoja tai kenkälaatikkoon kerättyjä kuitteja.

Kysy ehdokkailta heidän käyttämistään ohjelmistoista. Suomessa yleisiä sähköisen taloushallinnon ohjelmistoja ovat esimerkiksi Procountor, Netvisor, Fennoa ja Heeros. Nämä työkalut mahdollistavat muun muassa:

Reaaliaikaisen näkymän talouteen: Näet myynnin ja kulut ajantasaisesti, et vasta kuukausien viiveellä.
Prosessien automatisoinnin: Esimerkiksi ostolaskujen kierrätys ja maksaminen hoituvat sähköisesti.
Helpon yhteistyön: Toimitat aineistot sähköisesti, vaikkapa kuvaamalla kuitit puhelimella, ja kommunikoit kirjanpitäjän kanssa suoraan järjestelmässä.

Vaikka et itse olisi tekniikan guru, modernit työkalut kertovat kirjanpitäjän eteenpäin katsovasta asenteesta. Ne vapauttavat sekä sinun että kirjanpitäjän aikaa rutiineista tärkeämpään: talouden analysointiin ja neuvontaan.

6. Haastattele ehdokkaita

Kun olet karsinut listan 2–3 vahvaan ehdokkaaseen, sovi tapaaminen. Se voi olla puhelu, videopalaveri tai perinteinen tapaaminen. Faktojen lisäksi tapaamisessa selviää, miten henkilökemiat kohtaavat.

Kirjanpitäjä on yksi tärkeimmistä liikekumppaneistasi. Sinun täytyy voida luottaa häneen ja uskaltaa kysyä “tyhmiäkin” kysymyksiä. Hyvä kirjanpitäjä ei viljele kapulakieltä vaan osaa selittää monimutkaisetkin talousasiat ymmärrettävästi.

Valmistele kysymyslista etukäteen. Kysy esimerkiksi:

Kuka on pääyhteyshenkilöni ja onko hänellä varahenkilöä?
Miten nopeasti vastaatte viesteihin tai puheluihin?
Miten neuvonta on järjestetty – kuuluuko se hintaan vai veloitetaanko siitä erikseen?
Kerro esimerkki, miten olette auttaneet asiakastanne säästämään rahaa tai parantamaan toimintaansa.

Kuuntele tarkkaan, ovatko vastaukset suoria ja selkeitä vai ympäripyöreitä.

7. Tee selkeä, kirjallinen sopimus

Kun oikea kumppani on löytynyt, sinetöi yhteistyö. Viimeinen ja kriittinen askel on kirjallinen toimeksiantosopimus. Suullinen sopimus ei riitä.

Ammattimainen tilitoimisto tekee aina kirjallisen sopimuksen, usein Taloushallintoliiton sopimuspohjalla (nykyiset yleiset sopimusehdot ovat TAL2023). Varmista, että sopimuksesta käyvät selkeästi ilmi vähintään nämä asiat:

Sopijaosapuolet
Palvelun sisältö ja laajuus (mitä tehdään ja mitä ei)
Osapuolten vastuut ja velvollisuudet (esim. aineiston toimitusaikataulu)
Hinnoittelu ja laskutusperusteet
Sopimuksen voimassaolo ja irtisanomisehdot

Lue sopimus huolella ennen allekirjoitusta. Jos jokin kohta mietityttää, kysy. Selkeä sopimus on molempien etu ja ehkäisee tulevia väärinymmärryksiä.

Oikea kumppani on investointi, ei kulu

Hyvän kirjanpitäjän löytäminen vaatii vaivaa, mutta se on yksi parhaista investoinneista yrityksesi tulevaisuuteen. Tavoitteena on luottamuksellinen kumppanuus. Kun vertailet palveluita ja teet tietoon perustuvan päätöksen, löydät kumppanin, joka auttaa pitämään kirjat järjestyksessä ja kasvattamaan liiketoimintaa.

Älä hätiköi. Käytä aikaa ehdokkaiden tutkimiseen ja haastatteluun. Kun oikea kumppani löytyy, voit nukkua yösi rauhassa tietäen, että yrityksesi talous on osaavissa käsissä.